EVENT STAFF

UpandUps constitue des équipes événementielles sur mesure en fonction de votre événement, de votre marque et de vos objectifs. Nous proposons notamment des hosts, hostesses & hospitality staff, brand ambassadors, promoters, sales teams, mascots & entertainers, service & bar staff, drivers & shuttle staff, event crew ainsi que des team leaders & supervisors.

Nos équipes peuvent intervenir sur des événements corporate, salons, festivals, activations de marque, opérations commerciales, événements VIP ou autres dispositifs nécessitant du personnel événementiel professionnel. Pour chaque mission, nous sélectionnons les profils en fonction du rôle à remplir, du public, de l’environnement et de l’image de votre marque.

UpandUps déploie des équipes événementielles partout en Belgique — en Wallonie, à Bruxelles, en Flandre et en Communauté germanophone — ainsi qu’au Luxembourg. Selon votre projet, nous recherchons et constituons l’équipe la plus adaptée au lieu, au public et aux spécificités de votre événement, qu’il s’agisse d’une mission locale ou d’un déploiement sur plusieurs sites.

Notre sélection se déroule en plusieurs étapes. Chaque candidat s’inscrit via notre formulaire en ligne et intègre directement notre système de gestion du personnel.

Pour chaque mission, nous effectuons ensuite une première sélection sur la base de critères objectifs liés au briefing : localisation, langues, disponibilités et autres exigences spécifiques à l’événement. Les profils correspondants reçoivent la proposition de mission via leur application.

Lorsqu’un candidat est disponible, notre équipe échange directement avec lui pour lui présenter la mission et vérifier que son profil, son attitude et sa motivation correspondent réellement au projet et à la marque.

Pour une première mission avec UpandUps, nous assurons également un suivi sur le terrain. Les profils expérimentés et déjà connus de nos équipes bénéficient de leur historique de missions, tout en restant susceptibles d’être évalués ponctuellement sur événement, notamment via des contrôles de type mystery shopper.

Cette méthode nous permet d’aller au-delà d’une simple sélection sur CV : nous cherchons le bon profil pour la bonne mission et la bonne marque.

Une fois l’équipe sélectionnée par UpandUps et validée par le client, nous échangeons avec celui-ci afin de rassembler toutes les informations nécessaires au bon déroulement de la mission.

Job description détaillée, objectifs de la mission, dress code, horaires, lieu, consignes spécifiques et informations pratiques : rien n’est laissé au hasard.

Chaque membre de l’équipe reçoit ensuite l’ensemble de son briefing directement dans son application, ainsi que son contrat. Toutes les informations restent ainsi accessibles à tout moment, avant et pendant la mission.

Pour les projets de plus grande ampleur ou nécessitant une préparation spécifique, nous pouvons également organiser un briefing collectif en présentiel, dans nos bureaux ou directement chez le client. Celui-ci peut alors présenter sa marque, son activation, ses objectifs et ses attentes directement à l’équipe.

L’objectif reste le même : que chaque personne arrive sur le terrain préparée, informée et prête à remplir son rôle dans les meilleures conditions.

Chaque membre de l’équipe effectue son check-in et son check-out via notre application. Sur le terrain, nos équipes sont encadrées par un team leader UpandUps ou par le client, selon le projet.

Nous effectuons également régulièrement des visites sur événement afin de contrôler le bon déroulement de la mission et d’échanger directement avec le client. En cas d’imprévu, nous réagissons rapidement et, lorsque le projet le permet, prévoyons des profils de backup pour pallier une éventuelle absence.

La Belgique est multilingue, et nos équipes aussi. Nous disposons d’un large réseau de profils francophones et néerlandophones, dont beaucoup maîtrisent également l’anglais. Selon les besoins de votre événement, nous pouvons aussi sélectionner des profils germanophones ou luxembourgophones.

La langue fait partie intégrante de nos critères de sélection : nous constituons l’équipe en fonction de votre public et de la région dans laquelle votre événement se déroule.

Notre terrain de jeu est très large : événements corporate, salons, congrès, festivals, activations de marque, lancements de produits, événements sportifs, opérations retail ou horeca, soirées, événements VIP… Chaque projet est différent, et c’est justement ce qui nous plaît.

Nous constituons l’équipe en fonction de votre événement et des missions à assurer : accueil, promotion, vente, service, animation, logistique, accompagnement des invités ou encore stewardship.

Certaines fonctions spécifiques, comme la sécurité, sont soumises à une réglementation particulière et ne font pas partie de nos services.

Le plus tôt possible reste toujours le mieux. Pour un événement ponctuel, un délai de 15 à 20 jours nous permet généralement de sélectionner les profils les plus adaptés. Pour les activations récurrentes, comme les opérations de vente ou de dégustation en retail, nous travaillons souvent sur des plannings trimestriels.

Certaines périodes, notamment la saison des festivals, sont particulièrement demandées : anticiper permet donc d’avoir un choix de profils plus large.

Une demande de dernière minute ? Nous pouvons être très réactifs et rechercher une équipe jusqu’à 72 heures avant l’événement, mais cela dépendra toujours des disponibilités. Si nous ne pouvons pas garantir un staffing à la hauteur de votre projet, nous vous le dirons immédiatement.

Oui. UpandUps peut constituer et coordonner des équipes de grande ampleur, en adaptant le dispositif aux besoins et à la complexité de chaque projet.

Team leaders, répartition des rôles, briefing, coordination et suivi terrain : nous structurons l’organisation afin que chaque membre de l’équipe sache où être, quoi faire et à qui se référer.

Nous réagissons immédiatement. Pour les événements de grande ampleur, nous pouvons prévoir des profils de backup afin d’anticiper les éventuelles absences. Pour les équipes plus petites, nous lançons directement la recherche d’un remplaçant et faisons le maximum pour qu’une solution soit mise en place dans les meilleurs délais.

Et parce qu’un imprévu ne choisit pas son heure, notre hotline est joignable 24/7. Notre priorité reste la même : être réactifs, trouver une solution et assurer la continuité de votre événement.

Rien de plus simple. Contactez-nous via le formulaire du site, par e-mail ou par téléphone avec les premières informations sur votre projet : date, lieu et besoin principal.

Nous vous recontactons ensuite personnellement afin d’échanger sur votre événement, comprendre vos attentes et construire avec vous une proposition adaptée.

Oui. Une fois notre sélection finalisée, vous recevez une présentation de l’équipe proposée pour votre événement.

Un profil vous interpelle ? Parlons-en. Nous vous expliquerons pourquoi nous l’avons sélectionné et prendrons votre feedback en compte.

Oui. Nous disposons de tenues pour certaines missions d’accueil et pouvons également faire produire du textile personnalisé aux couleurs de votre marque. Si vous disposez déjà de vos propres tenues ou textiles brandés, nous pouvons bien entendu les utiliser.

Oui. Tout notre personnel est engagé directement par UpandUps, sous contrat CDD, étudiant ou flexi-job selon le profil et la mission. Nous gérons directement l’ensemble de l’administration liée au personnel : rien n’est externalisé.

Le tarif dépend avant tout de votre job description et du type de profil recherché. Une mission d’accueil, une mascotte, un brand ambassador ou un team leader n’impliquent pas les mêmes exigences et donc pas le même tarif.

Transmettez-nous les grandes lignes de votre projet et nous vous proposerons un devis adapté à votre besoin.

Oui, et c’est même notre objectif pour les collaborations à long terme. Nous constituons des équipes régulières qui apprennent à connaître votre marque, vos produits et vos attentes.

C’est notamment le modèle que nous avons développé avec Red Bull, pour des équipes actives tout au long de l’année.

Oui. Nous appliquons un minimum de 4,5 heures facturées par personne et par prestation. Une mission peut donc être plus courte, mais elle sera facturée 4,5 heures.